Bevor Sie Ihre erste Rechnung mit WSE Cloud-ERP erstellen, hinterlegen Sie die Angaben Ihres Unternehmens unter Einstellungen → Generelle Einstellungen. WSE verwendet diese Daten für Ihre Rechnungsdokumente und elektronischen Rechnungen.
Fehlen erforderliche Angaben, kann die Erzeugung der E-Rechnung nicht abgeschlossen werden. Ergänzen Sie deshalb Ihre Organisationsdaten und prüfen Sie die Nummernkreise, bevor Sie mit der Abrechnung beginnen.
Generelle Einstellungen öffnen #
- Öffnen Sie in der App-Auswahl Einstellungen.
- Wählen Sie Generelle Einstellungen.
- Klicken Sie auf Bearbeiten.
- Tragen Sie Ihre Unternehmensdaten ein und prüfen Sie die weiteren Einstellungen.
- Übernehmen Sie Ihre Angaben mit Speichern.
An vielen Feldern finden Sie ein Informationssymbol. Der zugehörige Hinweis erklärt, welche Angabe erwartet wird. Verwenden Sie die Daten Ihres eigenen Unternehmens; Angaben aus einer Demo sind nur Beispiele.
Organisationsdaten hinterlegen #
Hier tragen Sie die Daten des Unternehmens ein, das die Rechnungen ausstellt.
Unternehmensname und Kennungen #
| Feld | Was tragen Sie ein? |
|---|---|
| Name | Ihren offiziellen Firmennamen. |
| Handelsname | Optional einen abweichenden Handels- oder Markennamen. |
| USt-IdNr. | Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens, sofern vorhanden. |
| Steuernummer | Ihre betriebliche Steuernummer. |
| W-IdNr. | Ihre Wirtschafts-Identifikationsnummer, sofern vorhanden. Das Feld akzeptiert eine Kennung mit oder ohne fünfstellige Unterscheidungsnummer. |
| Verkäuferkennung | Die für Ihren E-Rechnungsprozess verwendete Unternehmenskennung. Beachten Sie dabei das hinterlegte Kennungsschema. |
| Elektronische Adresse | Die elektronische Adresse für Ihren E-Rechnungsprozess. Beim Kennungsschema EM tragen Sie eine E-Mail-Adresse ein. |
| Registerkennung | Ihre Handelsregister- oder Vereinsregisterangabe, sofern zutreffend. |
| Zusätzliche rechtliche Informationen | Ergänzende Angaben zu Ihrem Unternehmen, die in die Verkäuferdaten übernommen werden sollen. |
Die verschiedenen Kennungen erfüllen unterschiedliche Zwecke und ersetzen sich nicht gegenseitig. Nicht jedes Feld muss für jedes Unternehmen ausgefüllt werden. Welche Angaben für Ihre Rechnung benötigt werden, hängt auch vom verwendeten E-Rechnungsprofil und dem jeweiligen Geschäftsvorgang ab.
Adresse #
Hinterlegen Sie die vollständige Anschrift Ihres Unternehmens:
- Adresszeile 1: Straße und Hausnummer.
- Adresszeile 2 und 3: Bei Bedarf Zusätze wie Gebäude, Abteilung oder c/o.
- Postleitzahl und Ort: Die Angaben Ihrer Geschäftsanschrift.
- Ländercode: Der zweistellige Ländercode, beispielsweise DE für Deutschland.
- Region: Bei Bedarf das Bundesland oder die Region.
Für die Erzeugung der E-Rechnung benötigt WSE insbesondere einen Unternehmensnamen sowie Adresszeile 1, Postleitzahl, Ort und Ländercode. Diese Grundangaben allein sind noch keine vollständige Prüfung aller Anforderungen einer E-Rechnung.
Kontakt #
Tragen Sie unter Ansprechpartner, Abteilung, Telefonnummer und E-Mail-Adresse die Kontaktdaten für Rückfragen zu Ihren Rechnungen ein. Verwenden Sie eine Adresse, unter der die zuständige Person oder Abteilung erreichbar ist.
Die Kontakt-E-Mail und die Elektronische Adresse sind getrennte Angaben: Die erste dient dem Kontakt, die zweite dem E-Rechnungsprozess. Je nach Verwendung können beide denselben Wert haben.
Bankverbindungen #
Hinterlegen Sie die Bankverbindung Ihres Unternehmens mit Kontoinhaber, Bankname, IBAN und BIC. Über Bankverbindung hinzufügen können Sie weitere Verbindungen erfassen.
Gemeint sind hier Ihre eigenen Bankverbindungen für die Rechnungsdokumente.
Nummernkreise festlegen #
Unter Nummernkreise legen Sie das Nummernformat für die einzelnen Dokumenttypen fest: Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnungskorrektur, Gutschrift / Self Billing und Zahlungserinnerung.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Prefix | Der Text vor der laufenden Nummer, beispielsweise RE für Rechnungen. |
| Trennzeichen | Das Zeichen zwischen Präfix und laufender Nummer, beispielsweise ein Bindestrich. |
| Startnummer | Die erste laufende Nummer des jeweiligen Nummernkreises. |
Aus RE, einem Bindestrich und der Startnummer 10000 ergibt sich beispielsweise RE-10000.
Prüfen Sie die Nummernkreise vor der ersten Verwendung. Wenn Sie bereits Rechnungen mit einem anderen System ausgestellt haben, stimmen Sie die neue Nummerierung auf Ihre bisherige Vergabe ab, damit keine Nummern doppelt verwendet werden.
Abrechnung und Darstellung einstellen #
Im Bereich Abrechnung finden Sie folgende Optionen:
- Abrechnungszeitpunkt: Wählen Sie Im Voraus oder Im Nachhinein passend zu Ihrer Abrechnung.
- Rechnungsaufteilung: Wählen Sie, ob die Aufteilung Pro Kunde oder Pro Service erfolgen soll.
- Rabattposition: Legen Sie die Bezeichnung für automatisch erzeugte Rabattpositionen fest.
Unter Anzeige wählen Sie das Datumsformat für gerenderte Dokumente.
DATEV-Angaben ergänzen #
Wenn Sie DATEV-Exporte nutzen, hinterlegen Sie unter DATEV Ihre Beraternummer und Mandantennummer. Die passenden Angaben erhalten Sie von Ihrer Steuerberatung.
Der Bereich System-Einstellungen zeigt technische Vorgaben wie das E-Rechnungsprofil, Kennungsschemata und Importgrenzen. Diese Werte sind schreibgeschützt; für die Eingabe Ihrer Unternehmensdaten müssen Sie dort nichts bearbeiten.
Einstellungen speichern und prüfen #
Klicken Sie nach der Eingabe auf Speichern. Falls WSE einen Fehler meldet, korrigieren Sie die genannten Angaben und speichern Sie erneut.
Prüfen Sie vor Ihrer ersten Abrechnung insbesondere den Unternehmensnamen, die vollständige Anschrift, die relevanten steuerlichen Angaben und Kennungen, Ihre Bankverbindung sowie den Nummernkreis für Rechnungen.
Die generellen Einstellungen sind eine Grundlage für die Rechnungserstellung. Auch die Angaben beim Rechnungsempfänger und die Daten der Rechnung selbst müssen vollständig sein. Falls die E-Rechnung nicht erzeugt werden kann, prüfen Sie die Fehlermeldung und ergänzen Sie die dort genannten Organisationsdaten, Empfängerdaten oder Rechnungspositionen.
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