Mit Rollen bündeln Sie Berechtigungen für typische Aufgaben in WSE. Beispielsweise kann eine Rolle die Pflege von Kunden erlauben, während eine andere Person nur bestimmte Daten lesen soll. Die Rollenverwaltung hilft Ihnen, Zugriffe nachvollziehbar zu organisieren.
Rolle und Benutzerzuweisung unterscheiden #
Unter Administration → Rollen & Berechtigungen legen Sie fest, welche Berechtigungen eine Rolle enthält. Unter Administration → Benutzer weisen Sie diese Rolle einer Person zu.
Eine neu angelegte Rolle allein ändert noch nicht die Aufgabenverteilung im Team. Dafür muss sie den vorgesehenen Benutzern zugeordnet werden.
Vorhandene Rollen prüfen #
Öffnen Sie Rollen & Berechtigungen und prüfen Sie die Rollenübersicht. WSE unterscheidet Standardrollen und Eigene Rollen.
Standardrollen können in dieser Verwaltung nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Für eine eigene Zusammenstellung legen Sie eine eigene Rolle an.
Eine eigene Rolle anlegen #
- Wählen Sie Rolle anlegen.
- Vergeben Sie einen nachvollziehbaren Role Key als Kennung.
- Tragen Sie Name und Beschreibung ein.
- Speichern Sie die Rolle.
- Öffnen Sie ihre Berechtigungen und wählen Sie die für die Aufgabe benötigten Rechte.
- Speichern Sie die Auswahl und prüfen Sie das Ergebnis.
Ein verständlicher Name wie „Kundenservice“ hilft bei der späteren Zuweisung. Beschreiben Sie auch, wofür die Rolle gedacht ist, damit ähnliche Rollen nicht versehentlich mehrfach entstehen.
Berechtigungen passend auswählen #
Prüfen Sie getrennt, welche Daten gelesen, angelegt, geändert oder gelöscht werden sollen. Manche Abläufe benötigen mehrere zusammengehörige Berechtigungen, etwa das Lesen von Produkten und das Bearbeiten von Kundenleistungen.
Beginnen Sie mit den konkreten Tätigkeiten der Person. Ein fehlender Zugriff auf eine einzelne Funktion ist kein ausreichender Grund, pauschal alle Verwaltungsrechte zu vergeben.
Eine Lizenzoption und eine Berechtigung erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Auch eine passend berechtigte Rolle kann ein nicht freigeschaltetes Zusatzmodul nicht eigenständig aktivieren.
Rolle zuweisen und Wirkung prüfen #
Wechseln Sie zu Administration → Benutzer, öffnen Sie Rollen verwalten und weisen Sie die Rolle den vorgesehenen Personen zu.
Lassen Sie anschließend die benötigten Arbeitsabläufe mit dem jeweiligen Benutzerkonto prüfen. Die Anzeige eines Rollennamens allein sagt nicht, ob jede benötigte Aktion in der aktuellen Umgebung verfügbar ist.
Änderungen an einer Rolle betreffen die Personen, denen sie zugeordnet ist. Prüfen Sie daher vor einer Erweiterung oder Einschränkung, wer die Rolle nutzt.
Eigene Rollen löschen #
Eine eigene Rolle kann nur gelöscht werden, wenn sie keinem Benutzer mehr zugewiesen ist. Prüfen Sie zuerst die Zuordnungen und entscheiden Sie, welche Rolle die betroffenen Personen stattdessen benötigen.
Wenn WSE eine Änderung nicht vollständig übernehmen konnte, laden Sie den aktuellen Stand und kontrollieren Sie die tatsächlich gespeicherten Berechtigungen, bevor Sie weitere Änderungen vornehmen.