Mit dem Vorlagendesigner gestalten Sie Rechnungen und weitere Geschäftsdokumente passend zu Ihrem Unternehmen. Sie wählen einen Dokumenttyp, richten die einzelnen Elemente ein und prüfen das Ergebnis in der A4-Vorschau.
Vorlagendesigner öffnen #
- Öffnen Sie Einstellungen → Vorlagen.
- Klicken Sie unter Dokumentvorlagen auf Vorlage erstellen.
- Beginnen Sie mit den Angaben im Bereich Vorlage.
Die Übersicht zeigt für die einzelnen Dokumentarten an, ob eine aktive Standardvorlage hinterlegt ist. Richten Sie eine passende Vorlage für jede Dokumentart ein, die Sie verwenden möchten.
Vorlage benennen und Dokumenttyp auswählen #
Der Technische Schlüssel ist die eindeutige Kennung Ihrer Vorlage. Wählen Sie eine nachvollziehbare Bezeichnung, beispielsweise rechnung-standard.
Unter Dokumenttyp wählen Sie, für welche Art von Dokument die Vorlage bestimmt ist. Prüfen Sie diese Auswahl, bevor Sie das Layout gestalten.
Mit Aktiv legen Sie fest, ob die Vorlage zur Verwendung bereitsteht. Über Als Standardvorlage verwenden bestimmen Sie die Vorlage, die standardmäßig für den gewählten Dokumenttyp verwendet werden soll. Eine aktive Vorlage ist nicht automatisch eine Standardvorlage.
Hintergrund und Logo vorbereiten #
Auf der Vorlagenübersicht finden Sie zwei eigene Bereiche:
- Dokumenthintergründe: Über Hintergrund hochladen stellen Sie einen wiederverwendbaren Hintergrund bereit, beispielsweise Ihr Briefpapier.
- Bilder und andere Dateien: Über Bild hochladen stellen Sie Bilder wie Ihr Firmenlogo bereit.
Im Designer wählen Sie einen vorhandenen Hintergrund aus. Wenn Sie keinen benötigen, lassen Sie die Auswahl auf Keiner.
Für ein Logo wählen Sie unter Verfügbare Bilder die gewünschte Datei und klicken auf Bild hinzufügen. Hintergrund und Bilder ergänzen das Layout; die wechselnden Angaben einer Rechnung kommen aus den jeweiligen Geschäftsdaten.
Schrift und Dokumentelemente gestalten #
Unter Dokumentstil legen Sie Schriftart und Schriftgröße für die Vorlage fest. Wählen Sie eine gut lesbare Darstellung, die auch bei längeren Rechnungen funktioniert.
Über Dokumentelement wählen Sie den Bereich aus, den Sie bearbeiten möchten. Die angebotenen Einstellungen passen sich dem ausgewählten Element an. Mit Abweichender Dokumentenstil können Sie einzelne Elemente anders formatieren.
Der Schalter Sichtbar blendet unterstützte Elemente ein oder aus. Manche Elemente und Felder sind fest vorgegeben; deren Sichtbarkeit lässt sich nicht ausschalten.
Empfängeradresse und Absenderadresse #
Diese Elemente stellen die Adressbereiche des Dokuments bereit. Für die Empfängeradresse können Sie unter anderem die Ausrichtung festlegen und entscheiden, ob eine Absenderzeile angezeigt wird. Deren Schriftgröße lässt sich gesondert einstellen.
Prüfen Sie die Adressdarstellung zusammen mit Ihrem Briefpapier, damit sich die Angaben nicht überlagern.
Kopfdaten und Überschrift #
Die Kopfdaten enthalten beispielsweise Belegnummer, Kundennummer, Belegdatum und Leistungsdatum. Sie können die Bezeichnungen und die Reihenfolge der angebotenen Felder anpassen sowie optionale Felder ein- oder ausblenden. Mit Überschriften fett heben Sie die Feldbezeichnungen hervor.
Das Element Überschrift bildet den Titelbereich Ihres Dokuments. Prüfen Sie diesen zusammen mit den Kopfdaten in der Vorschau.
Positionsblock und Summen #
Der Positionsblock enthält die einzelnen Leistungen oder Artikel sowie die Summen. Hier legen Sie unter anderem fest:
- den Preismodus;
- ob die Ausführliche Beschreibung angezeigt wird;
- den Summenstrich und die Bezeichnungen für Zwischensumme, Umsatzsteuer und Gesamtsumme;
- Bezeichnung, Ausrichtung und Sichtbarkeit der angebotenen Spalten.
Über die Bedienelemente Reihenfolge ordnen Sie veränderbare Spalten an. Mit Spaltenbreite bearbeiten passen Sie die Breiten an. Einige Spalten sind fest vorgegeben.
Planen Sie besonders für die Bezeichnung und längere Beschreibungen ausreichend Platz ein. Prüfen Sie, ob Mengen, Preise und Beträge gut lesbar bleiben.
Freitext ergänzen #
Für zusätzliche Hinweise stehen Textfeld 1, Textfeld 2 und Textfeld 3 zur Verfügung. Wählen Sie das gewünschte Textfeld, schalten Sie es bei Bedarf sichtbar und tragen Sie Ihren Text unter Inhalt ein.
Unter Position zum Positionsblock bestimmen Sie, wo der Text im Verhältnis zu den Positionen erscheint. Nutzen Sie Freitext beispielsweise für einen kurzen Gruß oder einen wiederkehrenden Hinweis.
Zahlungsziel darstellen #
Im Element Zahlungsziel gestalten Sie den Standardtext. Die angebotene Variable Fälligkeitsdatum können Sie per Klick oder durch Ziehen in das Textfeld einsetzen. So verwenden Sie das jeweilige Datum der Rechnung statt eines fest eingetragenen Datums.
Zusätzlich stehen Skonto anzeigen und Abweichender Text bei SEPA zur Verfügung. Der SEPA-Text ersetzt laut Feldhilfe den Standardtext, wenn beim Kunden zum Erstellungszeitpunkt eine aktive Bankverbindung vorhanden ist.
Unter Vorschau anzeigen wechseln Sie zwischen Standardtext und SEPA-Text, sofern die entsprechende Option aktiviert ist.
Fußbereich einrichten #
Im Fußbereich bestimmen Sie die Anzahl der Bereiche und tragen deren Texte ein, beispielsweise Unternehmens- oder Bankangaben. Für die Bereiche können Sie Reihenfolge sowie horizontale und vertikale Ausrichtung einstellen.
Zusätzlich gibt es eine Automatische Fußspalte mit Feldern für Seite, Steuernummer und USt-IdNr. Deren Bezeichnungen, Reihenfolge und Sichtbarkeit lassen sich anpassen.
Prüfen Sie, welche Angaben bereits auf Ihrem Hintergrund stehen, damit sie nicht doppelt erscheinen.
Vorschau prüfen #
Die A4-Vorschau zeigt das Layout anhand von Beispieldaten. Diese dienen zur Gestaltung und sind nicht die Daten einer tatsächlich erstellten Rechnung.
- Mit Vergrößern und Verkleinern ändern Sie die Ansicht.
- Gitternetz anzeigen unterstützt die Orientierung im Layout.
- Mit Mehrseiten-Vorschau prüfen Sie die Darstellung über mehrere Seiten.
- Über Änderung rückgängig machen und Rückgängig gemachte Änderung wiederherstellen korrigieren Sie Gestaltungsschritte.
Achten Sie auf lesbare Texte, ausreichende Abstände und eine übersichtliche Darstellung von Positionen, Summen und Fußbereich. Prüfen Sie besonders lange Inhalte und mehrseitige Dokumente.
Vorlage speichern und verwenden #
- Kontrollieren Sie technischen Schlüssel und Dokumenttyp.
- Aktivieren Sie Aktiv, wenn die Vorlage verwendet werden soll.
- Wählen Sie gegebenenfalls Als Standardvorlage verwenden.
- Klicken Sie auf Vorlage speichern.
- Prüfen Sie anschließend in der Übersicht, ob für den gewünschten Dokumenttyp eine aktive Standardvorlage angezeigt wird.
Ein passendes Layout ersetzt keine vollständigen Unternehmens-, Kunden- und Rechnungsdaten. Prüfen Sie vor dem ersten Versand auch das tatsächlich erzeugte Dokument.
Die Einordnung in die Ersteinrichtung finden Sie unter Dokumentvorlagen für WSE Cloud-ERP vorbereiten.
Eine vorhandene Vorlage ändern oder kopieren #
Öffnen Sie in der Vorlagenübersicht Bearbeiten, um eine vorhandene Designer-Vorlage anzupassen. Beim Speichern entsteht eine neue Version derselben Vorlage. Prüfen Sie anschließend erneut die aktive Vorlage und die Standardzuordnung.
Mit Kopieren legen Sie dagegen eine eigenständige Vorlage auf Grundlage der vorhandenen Gestaltung an. Verwenden Sie dafür einen neuen eindeutigen technischen Schlüssel, beispielsweise rechnung-alternativ. So können Sie verschiedene Gestaltungen getrennt pflegen.
Wenn eine Vorlage keine Designer-Daten enthält, lässt sie sich nicht wie eine im Designer erstellte Vorlage öffnen. Verwenden Sie für die normale Gestaltung eine geeignete Designer-Vorlage.
Vom Layout zum fertigen Dokument #
Die Layoutvorschau ersetzt nicht die Prüfung mit den konkreten Belegdaten. Wie Sie den Beleg mit Ihrer Vorlage prüfen und anschließend ausgeben, erklärt Dokumente erzeugen, als PDF herunterladen und E-Rechnungen prüfen.