Mit der Kundenverwaltung in WSE Cloud-ERP halten Sie Stammdaten, Ansprechpartner und gebuchte Leistungen an einem Ort zusammen. Mit dem Kunden-Wizard werden Sie durch die Anlage eines neuen Kunden Schritt für Schritt durchgeführt. Sie können zunächst die benötigten Kundendaten erfassen und weitere Angaben später ergänzen.
Was Sie vorab benötigen #
Halten Sie den Namen beziehungsweise die Bezeichnung des Kunden, die Rechnungsanschrift und die Kontaktdaten bereit. Für die Anlage müssen eine Kundengruppe und eine Abrechnungsgruppe verfügbar sein. Diese verwalten Sie in der App Kunden über die gleichnamigen Menüpunkte.
Wenn Sie bereits wiederkehrende Leistungen zuordnen möchten, bereiten Sie außerdem die entsprechenden Produkte und Laufzeiten vor.
Einen Kunden anlegen #
- Öffnen Sie Kunden → Kundenübersicht.
- Klicken Sie auf Neuen Kunden anlegen. Der Kunden-Wizard öffnet sich.
- Tragen Sie unter Kundendaten eine gut erkennbare Bezeichnung ein und wählen Sie Kundengruppe und Abrechnungsgruppe.
- Ergänzen Sie bei Bedarf Rechtsform, Zahlungsziel, Kundennummer und Debitorenkonto. Über Nächste freie Kundennummer verwenden können Sie sich eine Nummer vorschlagen lassen.
- Wählen Sie unter Rechnungsaufteilung, ob die globale Einstellung gelten soll oder Rechnungen für diesen Kunden pro Kunde beziehungsweise pro Service aufgeteilt werden sollen.
- Wechseln Sie mit Weiter zum nächsten Schritt.
Die Bezeichnung hilft Ihnen, den Datensatz in WSE zu finden. Prüfen Sie zusätzlich die Firma beziehungsweise den Namen in den Kontaktdaten, die für Ihre Dokumente verwendet werden.
Die weiteren Schritte des Assistenten #
| Schritt | Was Sie hier erfassen |
|---|---|
| Adressen | Kundenadressen und die jeweiligen Ansprechpartner. Mehrere Kontakte je Adresse sind möglich. |
| Zahlungen | Bankverbindungen und die dazugehörigen Mandatsangaben, soweit Sie diese benötigen. |
| Services | Die Leistungen oder Verträge des Kunden mit Laufzeit- und Aktivierungsdaten. |
| Serviceprodukte | Die Produkte, Mengen und gegebenenfalls abweichenden Preise für jeden Service. |
| Abschluss | Die Zusammenstellung vor dem Anlegen prüfen. |
Sie müssen keine leeren Adress-, Zahlungs- oder Serviceeinträge hinzufügen, wenn Sie diese noch nicht benötigen. Sobald Sie einen solchen Eintrag erfassen, füllen Sie die dazugehörigen Pflichtangaben vollständig aus. Für die spätere Rechnungserstellung benötigen Sie eine verwendbare Rechnungsadresse.
Prüfen und speichern #
Kontrollieren Sie im Schritt Abschluss den Kunden und die zugehörigen Einträge. Mit Abschließen startet die Anlage. Warten Sie auf die Rückmeldung und öffnen Sie anschließend den Kunden in der Übersicht.
Der Assistent speichert einen Zwischenstand lokal im Browser. Abbrechen ist deshalb nicht dasselbe wie das Löschen des Entwurfs. Verwenden Sie Entwurf verwerfen, wenn Sie den Zwischenstand nicht behalten möchten. Ein lokaler Entwurf ist noch kein angelegter Kunde und steht nicht automatisch auf einem anderen Gerät zur Verfügung.
Bestehende Kunden bearbeiten #
Öffnen Sie den Kunden in der Kundenübersicht. In der Detailansicht finden Sie die Bereiche Stammdaten, Adressen, Notizen, Zahlungsinformationen und Services. Ändern Sie die Angaben im passenden Bereich und speichern Sie dort.
Die Interne Notiz gehört zu den Stammdaten. Unter Notizen können Sie zusätzliche Einträge anlegen und sie bei Bedarf einem Service zuordnen.
Wenn die Anlage nicht vollständig gelingt #
Meldet WSE, dass der Kunde nur teilweise angelegt wurde, prüfen Sie zuerst die Kundenübersicht und die bereits vorhandenen Adressen, Zahlungsdaten und Services. Bereits angelegte Datensätze werden nicht automatisch zurückgenommen. Legen Sie den gesamten Kunden deshalb nicht ungeprüft erneut an, sondern ergänzen Sie die fehlenden Teile oder geben Sie die Fehlermeldung an den Support weiter.