Mit einem Rechnungslauf verarbeitet WSE die abrechenbaren Leistungen mehrerer Kunden für einen ausgewählten Monat. Das spart die wiederholte manuelle Erfassung von Positionen. Die erzeugten Belegentwürfe und die anschließende Dokumentengenerierung können Sie getrennt prüfen.
Voraussetzungen prüfen #
Die Kunden müssen vollständige Abrechnungsdaten haben. Prüfen Sie außerdem aktive Services und Serviceprodukte, Mengen, Preise, Laufzeiten sowie Kunden- und Abrechnungsgruppen. Ihre Unternehmensdaten, Nummernkreise und Dokumentvorlagen müssen vorbereitet sein.
Das Abrechnungsintervall eines Produkts und sein Start bestimmen, in welchen Monaten es berücksichtigt wird. Ein Rechnungslauf für einen beliebigen Monat rechnet nicht automatisch jede vorhandene Leistung ab.
Offene Kunden für den Monat laden #
- Öffnen Sie Abrechnung → Rechnungslauf.
- Prüfen Sie unter Filter für nicht abgerechnete Kunden das Jahr und den Monat. Die Oberfläche setzt zunächst den Vormonat.
- Wählen Sie bei Bedarf bestimmte Kundengruppen oder Abrechnungsgruppen.
- Klicken Sie auf Nicht abgerechnete Kunden laden.
- Kontrollieren Sie die angezeigten Kunden und öffnen Sie bei Rückfragen deren Datensätze.
Die Suche innerhalb der Ergebnisliste hilft Ihnen beim Finden einzelner Kunden. Für den neuen Rechnungslauf werden die oben gewählten Angaben zu Jahr, Monat und Gruppen verwendet. Eine Suche nach einem Namen ist deshalb nicht automatisch eine Einschränkung des Rechnungslaufs auf diesen einen Kunden.
Rechnungslauf starten #
Unter Neuen Rechnungslauf starten legen Sie das Fälligkeitsdatum fest und können ein Label zur Wiedererkennung vergeben, beispielsweise „September – Wartungsverträge“.
Prüfen Sie die übernommenen Auswahlkriterien noch einmal. Mit Rechnungslauf starten beginnt die Verarbeitung. Verfolgen Sie den Eintrag unter Rechnungsläufe und beachten Sie Status, verarbeitete Einträge, Fehler und Gesamtzahl.
Ein gestarteter Lauf ist noch kein fertig geprüfter Rechnungssatz. Warten Sie auf das Verarbeitungsergebnis.
Belegentwürfe kontrollieren #
Öffnen Sie die entstandenen Rechnungen unter Abrechnung → Rechnungen. Prüfen Sie insbesondere:
- Rechnungsaufteilung pro Kunde beziehungsweise pro Service.
- Empfänger und Rechnungsanschrift.
- Leistungszeiträume, Mengen und Preisabweichungen.
- Rabatte, Steuern und Summen.
- Fälligkeitsdatum.
Bearbeiten Sie erforderliche Korrekturen am Entwurf, bevor Sie die Ausgabedokumente erzeugen.
Dokumentengenerierung starten #
- Kehren Sie zu Abrechnung → Rechnungslauf zurück.
- Wählen Sie unter Neue Dokumentengenerierung starten den geprüften Rechnungslauf.
- Klicken Sie auf Dokumentengenerierung starten.
- Prüfen Sie den Status unter Dokumentengenerierungen.
- Öffnen Sie anschließend die erzeugten Dokumente und kontrollieren Sie die Dateien.
Bei dieser Verarbeitung werden die Belege festgeschrieben und ihre Dokumente erstellt. Ein abgeschlossener Rechnungslauf allein bedeutet daher noch nicht, dass die PDF-Dateien bereits vorliegen. Auch eine erfolgreiche Dokumentengenerierung ist kein Nachweis einer Zustellung an den Kunden.
Mit fehlenden Kunden oder Fehlern umgehen #
Prüfen Sie zunächst Monat und Gruppenfilter. Kontrollieren Sie danach Aktivierung, Intervall, Preise und bisherigen Abrechnungsstand der betroffenen Serviceprodukte.
Starten Sie bei einer unklaren Rückmeldung nicht sofort denselben oder einen neuen Lauf. Prüfen Sie vorhandene Läufe und Rechnungen, damit Sie bereits verarbeitete Vorgänge erkennen. Für den Support sind die Run-ID, der ausgewählte Monat und die konkrete Meldung hilfreich.