Mit dem Zusatzmodul Kassenbuch erfassen Sie Bareinnahmen und Barausgaben und behalten die Entwicklung Ihrer Kassenbestände im Blick. Jede Buchung wird einer Kasse zugeordnet und erscheint im jeweiligen Monat.
Eine Kasse anlegen #
Das Modul muss für Ihre Umgebung freigeschaltet sein; zum Erfassen benötigen Sie die entsprechenden Rechte.
- Öffnen Sie in der App-Auswahl Kassenbuch.
- Wählen Sie Kasse anlegen.
- Tragen Sie einen eindeutigen Namen, das Kassenkonto und das Eröffnungsdatum ein.
- Hinterlegen Sie den Eröffnungssaldo.
- Prüfen Sie die Auswahl Aktiv und speichern Sie mit Anlegen.
Verwenden Sie beispielsweise einen Namen, der Standort oder Verwendungszweck der Kasse erkennen lässt. Stimmen Sie das Kassenkonto mit Ihrer Buchhaltung ab. Der Eröffnungssaldo sollte zum tatsächlichen Bestand am gewählten Eröffnungsdatum passen.
Einnahme oder Ausgabe buchen #
Wählen Sie die betreffende Kasse und öffnen Sie Buchung erfassen.
| Feld | Was Sie eintragen |
|---|---|
| Buchungsdatum | Datum des erfassten Vorgangs. |
| Richtung | Einnahme oder Ausgabe. |
| Betrag | Betrag der Buchung. |
| Buchungstext | Kurze, nachvollziehbare Beschreibung. |
| Gegenkonto | Passende Kontozuordnung des Vorgangs. |
| Steuerschlüssel und Steuersatz | Die für diese Buchung vorgesehenen Steuerangaben. |
| Belegnummer | Bezug zum zugehörigen Beleg, soweit vorhanden. |
Bei Bedarf ergänzen Sie eine externe Referenz und Kostenstellen. Prüfen Sie alle Pflichtangaben und speichern Sie die Buchung.
Achten Sie besonders auf die Richtung: Eine Einnahme erhöht, eine Ausgabe vermindert den Kassenbestand. Prüfen Sie daher auch den resultierenden Saldo.
Monatsbuchungen kontrollieren #
Wählen Sie in der Übersicht Jahr und Monat und klicken Sie auf Suchen. Die Tabelle zeigt die Buchungen des gewählten Monats, unter anderem mit Saldo davor, Saldo danach, Quelle und Sperrstatus.
Kontrollieren Sie den Zeitraum, bevor Sie aus einer leeren Liste schließen, dass eine Buchung fehlt. Vergleichen Sie die Einträge mit Ihren Belegen und dem tatsächlichen Kassenbestand.
Buchungen bearbeiten #
Offene manuelle Buchungen können Sie mit den angebotenen Aktionen bearbeiten. Prüfen Sie eine Korrektur anschließend erneut in der Monatsübersicht.
Durch einen abgeschlossenen Export gesperrte Buchungen können nicht mehr frei geändert oder gelöscht werden. Prüfen Sie die Buchungen deshalb vor dem Export vollständig.
Bare Zahlung einer offenen Rechnung #
Wenn Sie zusätzlich OPOS verwenden, können Sie dort eine Zahlung erfassen und bei einer Barzahlung Gleichzeitig ins Kassenbuch buchen auswählen. So wird der Vorgang mit dem Rechnungsausgleich verbunden.
Erfassen Sie denselben Bareingang nicht zusätzlich als unabhängige Kassenbuchung, wenn er bereits über diesen Weg gebucht wurde.
Weiterverarbeitung #
Über Exportjobs an der ausgewählten Kasse starten Sie den Kassenbuch-Export. Dieser Ablauf ist vom Rechnungsdatenexport in der App Exports getrennt. Prüfen Sie vorher Kasse, Zeitraum, Buchungen und Kontozuordnungen.