Viele Eingabefelder in WSE verwenden zentrale Auswahlwerte. Wenn Sie diese vor der Kunden- und Produktanlage vorbereiten, können Sie Datensätze einheitlich erfassen und später gezielt filtern.
Wo finde ich die Stammdaten? #
| App | Verfügbare Bereiche |
|---|---|
| Kunden | Kundengruppen, Abrechnungsgruppen, Zahlungsziele, Adressarten, Rechtsformen, Anreden und Titel. |
| Produkte | Produkteinheiten, Produktgruppen, Produktmerkmalschlüssel, Produktbeziehungstypen, Konten und Steuerarten. |
| Einstellungen | Bankdaten und Laufzeiten. |
Die Unternehmensdaten und Nummernkreise pflegen Sie gesondert unter Einstellungen → Generelle Einstellungen.
Auswahlwerte anlegen und bearbeiten #
Öffnen Sie den gewünschten Bereich und wählen Sie Neuen Eintrag anlegen. Füllen Sie die angezeigten Felder aus und speichern Sie mit Anlegen.
Bestehende Einträge öffnen Sie zur Detailansicht beziehungsweise Bearbeitung. Verwenden Sie eindeutige, für Ihr Team verständliche Bezeichnungen. Prüfen Sie vor einer Neuanlage, ob bereits ein passender Eintrag vorhanden ist.
Bei Importen können die genaue Bezeichnung oder der Schlüssel für die Zuordnung wichtig sein. Benennen Sie solche Werte daher nicht unbedacht um.
Kundengruppen und Abrechnungsgruppen #
Eine Kundengruppe dient der fachlichen Einteilung Ihrer Kunden. Eine Abrechnungsgruppe ermöglicht die gezielte Auswahl zusammengehöriger Kunden im Rechnungslauf.
Beide Zuordnungen werden bereits bei der Kundenanlage benötigt. Der Schlüssel einer Abrechnungsgruppe wird beispielsweise auch im Kundenimport verwendet.
Das Intervall einer wiederkehrenden Leistung legen Sie am Produkt fest. Der Name der Abrechnungsgruppe ändert dieses Intervall nicht.
Zahlungsziele pflegen #
Unter Kunden → Zahlungsziele hinterlegen Sie die angebotenen Zahlungsstufen. Das Formular enthält Stufe 1 Tage und Stufe 1 Skonto sowie optionale weitere Stufen.
Erfassen Sie die Tage in absteigender Reihenfolge: Die erste Stufe hat mehr Tage als die zweite, die zweite mehr als die dritte. Verwenden Sie eine dritte Stufe nur, wenn auch die zweite vollständig hinterlegt ist.
Prüfen Sie die Skontoangaben und ordnen Sie das Zahlungsziel anschließend dem Kunden zu. Kontrollieren Sie bei der Rechnungserstellung trotzdem das konkrete Fälligkeitsdatum und die Darstellung im Dokument.
Laufzeiten verwalten #
Unter Einstellungen → Laufzeiten pflegen Sie Erste Mindestlaufzeit, Erste Kündigungsfrist, die anschließende Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist.
Laufzeiten können bei Produkten und Services ausgewählt werden. Sie sind von der Frage zu unterscheiden, ob monatlich, quartalsweise oder jährlich abgerechnet wird. Verwenden Sie Bezeichnungen, aus denen Ihr Team die betreffende Vereinbarung erkennen kann.
Produkt- und Bankstammdaten #
Produkteinheiten sorgen für verständliche Mengenangaben, beispielsweise Stück oder Stunden. Konten und Steuerarten werden für Preise und die weitere Abrechnungsverarbeitung verwendet. Stimmen Sie die passenden Kontozuordnungen mit Ihrer Buchhaltung ab.
Unter Bankdaten verwalten Sie Banken mit BIC und Bezeichnung. Die persönlichen Bankverbindungen eines Kunden pflegen Sie zusätzlich beim Kunden unter Zahlungsinformationen.
Bestehende Zuordnungen berücksichtigen #
Ändern oder löschen Sie verwendete Stammdaten erst, nachdem Sie deren Zuordnungen geprüft haben. Wenn WSE einen Eintrag als nicht mehr verfügbar oder eine Löschung als unzulässig meldet, korrigieren Sie die betreffende Auswahl beziehungsweise prüfen Sie die Verwendung.