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Kundenadressen und Ansprechpartner in WSE pflegen

Inhalt

In WSE erfassen Sie die Standorte Ihrer Kunden als Adressen und hinterlegen dazu die passenden Ansprechpartner und Firmenkontaktdaten. Mehrere Personen am selben Standort benötigen keine mehrfach angelegte Anschrift. Für die Rechnungserstellung legen Sie außerdem fest, welche Adressart für die Abrechnung vorgesehen ist.

Ein Standort, mehrere Ansprechpartner #

Eine Adresse beschreibt den Standort mit Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Die zugeordneten Kontakte enthalten die Personen- oder Firmenangaben an diesem Standort, etwa Namen, Firma, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.

Zwischen Adresse und Kontakten besteht eine 1:n-Beziehung: Einer Adresse können Sie beliebig viele Ansprechpartner und Firmenkontakte zuordnen. Sie müssen also keine weitere Adresse anlegen, nur weil Sie einen zusätzlichen Kontakt erfassen möchten.

Beispiel: Ihr Kunde hat einen Standort in Kassel. Dort erreichen Sie die Buchhaltung, den Einkauf und einen technischen Ansprechpartner. Sie erfassen die Anschrift einmal und legen darunter drei Kontakte mit den jeweiligen Namen und Kontaktdaten an.

So bleibt die Standortadresse zentral gepflegt, während jeder Kontakt seine eigenen Angaben erhält. Das vermeidet doppelte Anschriften, erleichtert Änderungen und macht auch bei mehreren Ansprechpartnern klar, wer zu welchem Standort gehört.

Adresse beim Kunden erfassen #

  1. Öffnen Sie Kunden → Kundenübersicht und wählen Sie den Kunden.
  2. Wechseln Sie zu Adressen.
  3. Wählen Sie Adresse anlegen. Falls noch keine aktive Abrechnungsadresse vorhanden ist, bietet die Kundenseite auch Abrechnungsadresse anlegen an.
  4. Wählen Sie die passende Adressart und tragen Sie Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort ein. Ergänzen Sie bei Bedarf Hausnummernzusatz und Ortsteil.
  5. Prüfen Sie die Gültigkeit und speichern Sie die Adresse.

Die Adressart für Rechnungen festlegen #

Die verfügbaren Adressarten verwalten Sie unter Kunden → Adressarten. An der Adressart stellen Sie mit Für Abrechnung nutzbar ein, ob WSE Adressen dieses Typs für die Rechnungserstellung verwenden soll. Diese Kennzeichnung macht die Rechnungsadressart besonders: Sie beschreibt nicht nur den Zweck einer Anschrift, sondern steuert auch deren Verwendung in der Abrechnung.

Die Bezeichnung „Rechnungsadresse“ allein genügt dafür nicht. Entscheidend ist die Einstellung an der Adressart. Wählen Sie beim Kunden für seine Rechnungsanschrift die entsprechend gekennzeichnete Adressart aus und achten Sie darauf, dass die Adresse zum benötigten Zeitpunkt gültig ist.

Zur vollständigen Empfängerangabe gehören auch die Firmen- beziehungsweise Personendaten des zugeordneten Kontakts. Eine korrekt gekennzeichnete Rechnungsadresse ersetzt deshalb nicht die Pflege der Kontakte am Standort.

Ansprechpartner an einer Adresse pflegen #

Öffnen Sie die betreffende Adresse und legen Sie dort einen Kontakt an. Erfassen Sie je nach Kontakt Firma, Anrede, Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Weitere Ansprechpartner fügen Sie derselben Adresse hinzu.

Ein Kontakt kann eine konkrete Person oder allgemeine Firmenkontaktdaten abbilden, beispielsweise die zentrale E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Buchhaltung. Verwenden Sie eindeutige Angaben: Eine interne Kundenbezeichnung wie „Filiale Nord“ ersetzt nicht den vollständigen Firmennamen des Rechnungsempfängers.

Den primären Kontakt bestimmen #

Auch bei mehreren Kontakten gibt es einen primären Kontakt je Adresse, sofern für den betreffenden Zeitpunkt ein gültiger Kontakt vorhanden ist. WSE ermittelt ihn anhand der Priorität und der Gültigkeit. Ein höherer Prioritätswert wird bevorzugt: Ein gültiger Kontakt mit Priorität 2 hat beispielsweise Vorrang vor einem gültigen Kontakt mit Priorität 1.

Geben Sie dem gewünschten Hauptkontakt eine eindeutig höhere Priorität als den weiteren Kontakten und prüfen Sie seinen Gültigkeitszeitraum. So ist klar, welcher Kontakt vorrangig verwendet werden soll; alle weiteren Ansprechpartner bleiben unter derselben Adresse verfügbar.

In der kompakten Kundenübersicht zeigt WSE den primären aktiven Kontakt zur Abrechnungsadresse. Abgelaufene oder erst künftig gültige Kontakte bleiben gespeichert, werden dort aber nicht als aktiver Hauptkontakt angezeigt.

Einen Umzug oder Ansprechpartnerwechsel abbilden #

Prüfen Sie vor einer Änderung, ab wann die neue Adresse oder der neue Kontakt gelten soll. Hinterlegen Sie die neue Anschrift mit der passenden Gültigkeit und kontrollieren Sie die bisherige Zuordnung. Achten Sie darauf, dass für den benötigten Zeitpunkt eine verwendbare Rechnungsadresse und ein geeigneter Kontakt vorhanden sind.

Kontrollieren Sie anschließend die Zusammenfassung auf der Kundenseite. Vor der nächsten Rechnung prüfen Sie auch die im Beleg übernommenen Empfängerdaten.

Kundenadresse oder Serviceadresse? #

Die Kundenadresse gehört zum Kunden insgesamt. Eine Serviceadresse gehört zu einer bestimmten Leistung, beispielsweise einem Standort, an dem diese Leistung erbracht wird. Öffnen Sie dafür den Service und den Bereich Adressen.

Beim Anlegen eines Services können Sie eine vorhandene Kundenadresse als Vorlage übernehmen. Prüfen Sie die übernommenen Angaben im Service; die Auswahl allein sagt noch nicht, welche Anschrift später auf einem bestimmten Beleg verwendet wird.

Warum fehlen Daten in einer neuen Rechnung? #

Wenn WSE beim Auswählen eines Kunden nicht alle Adressdaten vorbelegen kann, prüfen Sie:

  • Ist an der verwendeten Adressart Für Abrechnung nutzbar eingestellt und eine gültige Adresse dieses Typs beim Kunden vorhanden?
  • Stimmen Gültigkeitsbeginn und gegebenenfalls Gültigkeitsende?
  • Ist an dieser Adresse ein gültiger Kontakt mit Firma beziehungsweise Namen hinterlegt, und hat der gewünschte Hauptkontakt die höchste Priorität?
  • Wurden die letzten Änderungen gespeichert?

Prüfen Sie die Felder Firma, Name, Straße, PLZ und Ort im Rechnungsformular vor dem Speichern. Eine Änderung am Kunden ersetzt diese Kontrolle für einen bereits erfassten Beleg nicht.

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