Mit einem Service bündeln Sie die Leistungen eines Kunden, beispielsweise einen Wartungsvertrag oder die Versorgung eines Standorts. Die zugeordneten Serviceprodukte legen fest, welche Produkte und Mengen in die Abrechnung eingehen. Ein Kunde kann mehrere Services haben.
Einen Service anlegen #
- Öffnen Sie den Kunden über Kunden → Kundenübersicht.
- Wechseln Sie zum Bereich Services und wählen Sie Service anlegen.
- Erfassen Sie im Service-Wizard die Stammdaten: eine verständliche Bezeichnung, gegebenenfalls eine Servicenummer, die passenden Terms sowie Aktivierungs- und Laufzeitdaten.
- Ergänzen Sie bei Bedarf Serviceadressen und Ansprechpartner.
- Ordnen Sie im Schritt Serviceprodukte die benötigten Produkte zu.
- Kontrollieren Sie die Zusammenstellung und schließen Sie den Assistenten ab.
Eine Servicenummer muss systemweit eindeutig sein. Ein Vorschlag für die nächste freie Nummer wird erst beim Speichern verbindlich.
Produkte und Mengen zuordnen #
Wählen Sie für jeden Eintrag das Produkt und die Menge. Prüfen Sie den angezeigten Preis und die Aktivierungsdaten. Ein Produkt mit monatlichem Intervall wird anders berücksichtigt als ein einmaliges Einrichtungsprodukt.
Wenn Sie eine individuelle Vereinbarung haben, aktivieren Sie Abweichenden Preis verwenden und tragen den vereinbarten Preis ein. Über Abweichenden Text verwenden können Sie die Bezeichnung für diesen Service anpassen. Eine solche Abweichung gehört zur Kundenleistung; sie ist keine allgemeine Änderung des Produktkatalogs.
Ein Rabatt in % am Service wirkt nur auf Produkte, für die im Katalog Rabattfähig aktiviert ist.
Welche Datumsangaben sind wichtig? #
| Angabe | Bedeutung für Ihre Arbeit |
|---|---|
| Aktiv ab | Ab wann Service beziehungsweise Serviceprodukt berücksichtigt werden kann. |
| Deaktiviert ab | Das hinterlegte Ende der aktiven Leistung. Prüfen Sie das Datum vor einer abschließenden Abrechnung. |
| Laufzeitbeginn | Grundlage für die Laufzeit und gegebenenfalls den Start des wiederkehrenden Abrechnungsintervalls. |
| Unterschrieben | Dokumentiert das erfasste Unterschriftsdatum. |
| Bill until | Zeigt, bis zu welchem Datum das Serviceprodukt bereits abgerechnet wurde. |
Der Abrechnungsbeginn wird vorrangig aus den Angaben des Serviceprodukts bestimmt; fehlen dort Laufzeitbeginn beziehungsweise Aktivierungsdatum, werden die entsprechenden Servicedaten herangezogen. Prüfen Sie deshalb beide Ebenen, wenn eine Leistung in einem Rechnungslauf fehlt.
Bill until ist kein Feld, das Sie zur vermeintlichen Korrektur eines fehlenden Rechnungsbetrags beliebig zurücksetzen sollten. Es gehört zum bisherigen Abrechnungsstand.
Einen bestehenden Service pflegen #
Öffnen Sie den Service in der Kundendetailansicht. Dort finden Sie Stammdaten, Adressen und Serviceprodukte. Unter Serviceprodukte können Sie über Produkt hinzufügen weitere Leistungen erfassen und mit Serviceprodukte speichern übernehmen.
Prüfen Sie nach Änderungen die gespeicherten Produkte, Mengen, Preisabweichungen und Gültigkeiten. Eine Zusammenfassung der Servicepreise dient der Übersicht; die konkrete Rechnung berücksichtigt zusätzlich Zeitraum, Abrechnungsstand und gegebenenfalls zeitanteilige Berechnung.
Vor dem ersten Rechnungslauf #
Kontrollieren Sie die Rechnungsadresse des Kunden, dessen Abrechnungsgruppe, die aktiven Services und Serviceprodukte sowie passende Produktpreise. Der Service allein erzeugt noch kein Rechnungsdokument. Die Verarbeitung starten Sie anschließend unter Abrechnung → Rechnungslauf.
Die Grundlagen des Produktkatalogs erklärt Produkte und Preise in WSE anlegen.