Ein gespeicherter Beleg enthält die Geschäftsdaten. Die Dokumenterzeugung erstellt daraus die Ausgabedateien mit Ihrer Vorlage. In WSE sind Vorschau, Erzeugung und Download deshalb getrennte Schritte.
Beleg und Vorlage vorbereiten #
Öffnen Sie den gewünschten Beleg unter Abrechnung, beispielsweise eine Rechnung oder ein Angebot. Prüfen Sie Kunde, Anschrift, Datumsangaben und Positionen.
Unter Einstellungen → Vorlagen muss eine geeignete aktive Vorlage für die jeweilige Dokumentart vorhanden sein. Eine Rechnungsvorlage ist nicht automatisch die Vorlage für alle anderen Belegarten.
Wie Sie Vorlagen vorbereiten, erklärt Dokumentvorlagen für WSE Cloud-ERP vorbereiten.
Vorschau öffnen #
- Öffnen Sie beim gespeicherten Entwurf Erzeugen.
- Wählen Sie die gewünschte Vorlage oder Standardtemplate verwenden.
- Klicken Sie auf Vorschau.
- Prüfen Sie die PDF-Vorschau im neu geöffneten Tab.
Achten Sie auf den Empfänger, die Leistungsbeschreibung, Preise, Steuern, Summen und Datumsangaben. Kontrollieren Sie außerdem Logo, Briefkopf, Seitenumbrüche und Fußbereich.
Die Vorschau dient der Prüfung. Sie ersetzt nicht die endgültige Erzeugung des Dokuments. Falls sich kein Tab öffnet, beachten Sie eine mögliche Meldung des Browsers zum blockierten Fenster.
Dokument endgültig erzeugen #
Wenn die Angaben stimmen, wählen Sie im Dialog Erzeugen. Dabei erhält ein bisheriger Entwurf seine Belegnummer; nach erfolgreicher Ausgabe zeigt WSE den erzeugten Status.
Dieser Schritt verändert den Belegzustand. Eine freie Bearbeitung wie bei einem Entwurf ist anschließend nicht mehr vorgesehen. Korrigieren Sie Inhalte deshalb vor der Erzeugung.
Schlägt die Ausgabe fehl, prüfen Sie den aktuellen Status des vorhandenen Belegs. Nummernvergabe und Dateierzeugung sind einzelne Verarbeitungsschritte; wiederholtes Neuanlegen ist keine geeignete Fehlerbehebung.
PDF und XML herunterladen #
Nach erfolgreicher Erzeugung stehen die vorhandenen Dateien über die Downloadaktionen des Belegs zur Verfügung:
| Datei | Verwendung |
|---|---|
| Lesbare Darstellung des Geschäftsdokuments. | |
| XML, sofern vorhanden | Strukturierte Rechnungsdaten für die elektronische Weiterverarbeitung. |
Nutzen Sie für die Weitergabe die tatsächlich erzeugten Dateien. Ein Ausdruck oder eine Bildschirmansicht enthält nicht automatisch alle strukturierten Rechnungsdaten.
E-Rechnungsstatus kontrollieren #
In der Belegliste kann WSE E-Rechnung konform beziehungsweise E-Rechnung nicht konform anzeigen. Kontrollieren Sie diese Rückmeldung zusätzlich zur lesbaren PDF.
Für die elektronische Ausgabe spielen unter anderem Unternehmensdaten, Kennungen, elektronische Adressen, Empfängerdaten und Positionsangaben eine Rolle. Die technischen E-Rechnungsvorgaben Ihrer Umgebung werden in den generellen Einstellungen angezeigt.
Eine gut aussehende PDF allein belegt nicht, dass die strukturierten Daten vollständig sind. Umgekehrt ersetzt eine technische Prüfung nicht die Kontrolle, ob Empfänger, Leistung und Betrag fachlich stimmen.
Wenn die Erzeugung fehlschlägt #
Prüfen Sie die konkrete Fehlermeldung und die genannte Stelle. Häufig sind fehlende Unternehmens- oder Empfängerdaten, ungeeignete Vorlagen oder unvollständige Positionen die Ursache.
Notieren Sie Belegnummer beziehungsweise Belegkennung und Fehlermeldung für den Support. Eine erfolgreiche Dateierzeugung ist noch kein Versandnachweis; prüfen Sie die anschließende Zustellung in Ihrem vorgesehenen Ablauf.