Mit der manuellen Rechnungserstellung erfassen Sie einzelne Geschäftsvorgänge direkt in WSE. Sie wählen den Kunden aus, ergänzen die Positionen und prüfen den Beleg vor der Dokumenterzeugung. Für regelmäßig wiederkehrende Leistungen können Sie stattdessen mit Services und Rechnungsläufen arbeiten.
Vor der ersten Rechnung #
Hinterlegen Sie Ihre Unternehmensdaten und Nummernkreise unter Einstellungen → Generelle Einstellungen. Für das fertige Rechnungsdokument benötigen Sie außerdem eine passende Vorlage. Beim Kunden sollten eine vollständige Rechnungsadresse und die zugehörigen Kontaktdaten vorhanden sein.
Die Vorbereitung erklärt WSE Cloud-ERP für die Rechnungserstellung einrichten.
Rechnungsdaten erfassen #
- Öffnen Sie Abrechnung → Rechnungen.
- Klicken Sie auf Neue Rechnung.
- Prüfen Sie Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und Leistungsdatum.
- Ergänzen Sie bei Bedarf eine Referenznummer.
- Wählen Sie unter Kunde den Rechnungsempfänger.
- Kontrollieren Sie die übernommenen Angaben zu Firma beziehungsweise Namen und Anschrift.
Die Kundenauswahl erleichtert die Vorbelegung. Falls WSE eine unvollständige Adresse meldet, ergänzen beziehungsweise korrigieren Sie die Daten vor dem Speichern. Prüfen Sie insbesondere Straße, Hausnummer, PLZ und Ort.
Positionen hinzufügen #
Unter Positionen erfassen Sie mindestens eine Leistung. Mit Position anlegen ergänzen Sie weitere Einträge.
Sie können eine Produktvorlage aus dem Katalog wählen oder eine Position manuell ausfüllen. Kontrollieren Sie je Position:
- Bezeichnung und gegebenenfalls Ausführliche Beschreibung.
- Menge und Einheit.
- Netto und Steuer %.
- Gegebenenfalls Leistungsbeginn und Leistungsende.
Eine Produktvorlage unterstützt die Eingabe, ersetzt aber nicht die Prüfung der konkreten Rechnung. Achten Sie besonders auf Mengen, vereinbarte Preise und den Zeitraum.
Über Produkt anlegen an einer Position können Sie die dort erfasste Leistung zusätzlich in den Produktkatalog übernehmen. Verwenden Sie dies nur, wenn Sie tatsächlich ein wiederverwendbares Produkt anlegen möchten.
Rechnung speichern und kontrollieren #
Klicken Sie auf Anlegen. Öffnen Sie danach den gespeicherten Beleg und prüfen Sie Positionen, Netto-, Steuer- und Bruttosummen sowie die Empfängerdaten.
Solange der Beleg ein Entwurf ist, können Sie ihn über Bearbeiten ändern. Speichern Sie Änderungen, bevor Sie das fertige Dokument erzeugen.
Das fertige Rechnungsdokument erzeugen #
Öffnen Sie beim gespeicherten Entwurf Erzeugen. Wählen Sie die passende Vorlage beziehungsweise die Standardvorlage und nutzen Sie zunächst Vorschau, um Inhalt und Gestaltung zu prüfen.
Mit Erzeugen wird aus dem bearbeitbaren Entwurf ein nummerierter Beleg mit Ausgabedokument. Nehmen Sie diesen Schritt erst vor, wenn Ihre Prüfung abgeschlossen ist. Ein erzeugter Beleg lässt sich nicht mehr wie ein Entwurf frei bearbeiten.
Laden Sie anschließend die bereitgestellte PDF-Datei und gegebenenfalls XML-Datei herunter und prüfen Sie das Ergebnis. Die erfolgreiche Erzeugung allein ist noch kein Nachweis, dass der Kunde das Dokument erhalten hat.
Häufige Ursachen für Probleme #
Fehlen Kunden- oder Adressdaten, korrigieren Sie die markierten Felder. Bei Fehlern während der Dokumenterzeugung prüfen Sie Vorlage, Unternehmensdaten, Empfängerdaten und Positionen anhand der Meldung.
Wenn nach einem Fehler unklar ist, ob bereits eine Nummer oder ein Dokument entstanden ist, öffnen Sie zuerst den vorhandenen Beleg und prüfen Sie dessen Status. Legen Sie nicht vorsorglich eine zweite Rechnung an.