Mit Dokumentvorlagen bestimmen Sie, wie Ihre Rechnungen und anderen Geschäftsdokumente aussehen: vom Firmenlogo und Briefkopf über die Anordnung der Positionen bis zur Fußzeile. So erhalten Ihre Dokumente ein einheitliches Erscheinungsbild, das zu Ihrem Unternehmen passt.
Die Vorlage legt die Gestaltung fest. Angaben wie Empfänger, Rechnungsnummer, Leistungen und Beträge ergänzt WSE bei der Dokumenterzeugung aus den jeweiligen Geschäftsdaten.
Mehrere Vorlagen für unterschiedliche Zwecke #
Sie können mehrere Vorlagen für denselben Dokumenttyp hinterlegen, beispielsweise verschiedene Rechnungslayouts. Für weitere Dokumenttypen wie Angebote oder Auftragsbestätigungen richten Sie jeweils passende Vorlagen ein.
Benennen Sie die Vorlagen so, dass Sie ihren Zweck leicht erkennen. Halten Sie für die Gestaltung Ihr Firmenlogo und gegebenenfalls vorhandenes Briefpapier oder ein Beispieldokument bereit.
Eine primäre Vorlage für die Automatisierung festlegen #
Damit WSE bei der automatischen Dokumenterzeugung die passende Gestaltung verwendet, legen Sie für jeden genutzten Dokumenttyp eine aktive Standardvorlage fest. Sie ist die primäre Vorlage und wird verwendet, wenn keine andere Vorlage ausdrücklich ausgewählt wurde.
Aktiv und Standardvorlage haben dabei unterschiedliche Aufgaben: Eine aktive Vorlage kann verwendet werden. Die Standardvorlage bestimmt zusätzlich, welche Gestaltung WSE automatisch auswählt. Wenn Sie eine andere aktive Vorlage zum Standard machen, ersetzt sie die bisherige Standardzuordnung dieses Dokumenttyps.
Vorlagen im Designer oder manuell erstellen #
Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihre Vorlagen zu gestalten:
- Mit dem Vorlagendesigner: Sie richten Logo, Kopfdaten, Positionen und Fußbereich über die Oberfläche ein und kontrollieren das Layout in der Vorschau. Die einzelnen Schritte erklärt Dokumentvorlagen mit dem WSE-Vorlagendesigner gestalten.
- Manuell als HTML-Vorlage: Sie erstellen das Layout mit HTML, CSS und Platzhaltern selbst und laden die Datei im Expertenmodus hoch. Dieser Weg eignet sich für individuelle Anpassungen und setzt entsprechende technische Kenntnisse voraus. Die Anleitung finden Sie unter Dokumentvorlagen für WSE manuell erstellen und hochladen.
Beide Wege führen zu Vorlagen, die Sie für die Dokumenterzeugung verwenden können.
Vor der ersten Verwendung prüfen #
Öffnen Sie Einstellungen → Vorlagen und kontrollieren Sie, ob für Ihre benötigten Dokumenttypen eine aktive Standardvorlage hinterlegt ist.
Prüfen Sie das Layout anschließend mit einem gespeicherten Beleg in der Dokumentvorschau. Achten Sie besonders auf Empfänger, Unternehmensdaten, längere Beschreibungen und Seitenumbrüche. Wie Sie die Vorschau aufrufen und das fertige Dokument erzeugen, erklärt Dokumente erzeugen, als PDF herunterladen und E-Rechnungen prüfen.