Mit dem Zusatzmodul WSE OPOS behalten Sie offene Rechnungen und deren Zahlungsstand im Blick. Zahlungsstatus, Fälligkeit und Mahnstatus werden getrennt angezeigt. So können Sie gezielt entscheiden, bei welchen Vorgängen eine Prüfung oder Erinnerung nötig ist.
Die Rechnungsübersicht öffnen #
Öffnen Sie OPOS → Rechnungen. Die Übersicht zeigt Kennzahlen für offene, teilbezahlte, überfällige und bezahlte Rechnungen sowie für fällige Mahnungen.
Verwenden Sie die Filter, um beispielsweise nach Zahlungsstatus, Fälligkeit oder Kundendaten einzugrenzen. Mit OPOS synchronisieren stoßen Sie die Aktualisierung des OPOS-Bestands an. Der Abruf von Bankumsätzen erfolgt gesondert im Bereich Bankumsätze.
Die Statusangaben verstehen #
| Anzeige | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Die Rechnung ist noch nicht durch Zahlungen ausgeglichen. |
| Teilbezahlt | Ein Teilbetrag wurde zugeordnet; ein Rest ist noch offen. |
| Bezahlt | Der Rechnungsbetrag ist ausgeglichen. |
| Nicht fällig, fällig oder überfällig | Zeitliche Einordnung anhand der Fälligkeit. |
| Nicht gemahnt oder gemahnt | Stand der Mahnbearbeitung. |
Eine gemahnte Rechnung kann weiterhin offen oder teilbezahlt sein. Der Mahnstatus allein bestätigt keinen Zahlungseingang.
Beträge richtig einordnen #
Die Tabelle unterscheidet Bruttobetrag, Bezahlt, Reserviert und Verfügbar. Reservierungen können beispielsweise durch einen vorbereiteten Lastschrifteinzug entstehen.
Ein reservierter Betrag ist noch kein bezahlter Betrag. Prüfen Sie deshalb den verfügbaren Rest und bereits vorhandene Vorgänge, bevor Sie eine weitere Zahlung oder Lastschrift erfassen.
Eine Mahnung vorbereiten #
- Suchen Sie die betroffene Rechnung.
- Prüfen Sie Fälligkeit, offene Beträge und Zahlungshistorie.
- Öffnen Sie Mahnhistorie, um bisherige Erinnerungen nachzuvollziehen.
- Wählen Sie Mahnung, wenn die Aktion für den Vorgang verfügbar ist.
- Prüfen Sie Mahndatum, Fälligkeitsdatum und Leistungsdatum und ergänzen Sie bei Bedarf eine Notiz.
- Legen Sie die Mahnung an und kontrollieren Sie das Ergebnis.
Prüfen Sie vor einer Mahnung insbesondere, ob ein Zahlungseingang noch nicht zugeordnet wurde. Eine fehlende Zuordnung sollte zuerst geklärt werden.
Die zugehörige Belegart finden Sie unter Abrechnung → Zahlungserinnerungen. Kontrollieren Sie dort bei Bedarf den Beleg und die Dokumenterzeugung. Das Anlegen einer Mahnung allein ist kein Nachweis, dass die Erinnerung zugestellt wurde.
Zahlungen und Verlauf prüfen #
Über Zahlungshistorie sehen Sie die erfassten Zahlungen und deren Zuordnungen. Die Mahnhistorie zeigt den Verlauf mit Mahnstufe, Datum, Fälligkeit und Notiz.
Prüfen Sie beide Verläufe, wenn ein Kunde eine Rechnung beanstandet oder nach einer bereits erfolgten Zahlung fragt.
Wenn eine Rechnung fehlt #
Kontrollieren Sie zuerst Filter und Zeitraum, anschließend den Status des Rechnungsbelegs und die OPOS-Synchronisierung. Ein noch bearbeitbarer Rechnungsentwurf ist nicht mit einem fertig verarbeiteten offenen Posten gleichzusetzen.
Für die Nutzung benötigen Sie die freigeschaltete OPOS-Option und die passenden Benutzerberechtigungen.