In WSE können Sie ein Angebot erfassen und seine Daten später für eine Auftragsbestätigung oder Rechnung weiterverwenden. Dadurch müssen Sie Kunde, Anschrift und Positionen nicht für jeden Geschäftsschritt vollständig neu eingeben.
Ein Angebot anlegen #
- Öffnen Sie Abrechnung → Angebote.
- Wählen Sie Neues Angebot.
- Erfassen Sie die angebotsspezifischen Datumsangaben und gegebenenfalls eine Referenznummer.
- Wählen Sie den Kunden und prüfen Sie die vorbelegten Empfängerdaten.
- Ergänzen Sie die Positionen mit Bezeichnung, Beschreibung, Menge, Einheit, Nettopreis und Steuer.
- Speichern Sie mit Anlegen.
Sie können Produktvorlagen verwenden oder Positionen manuell erfassen. Prüfen Sie die Angaben anhand des konkreten Angebots, insbesondere Preise und Leistungsumfang.
Das Angebotsdokument erzeugen #
Öffnen Sie den gespeicherten Entwurf und wählen Sie Erzeugen. Nutzen Sie eine Vorlage für Angebote und prüfen Sie zunächst die Vorschau. Erst anschließend erzeugen Sie das fertige Dokument.
Mit der endgültigen Erzeugung erhält der Beleg seine Nummer. Er lässt sich danach nicht mehr wie ein Entwurf frei bearbeiten.
In eine Auftragsbestätigung weiterführen #
Öffnen Sie das betreffende Angebot und dessen weitere Aktionen. Wählen Sie Als Auftragsbestätigung weiterführen beziehungsweise die entsprechende Weiterführen-Aktion in der Belegliste.
WSE erstellt daraus einen Beleg der nächsten Art. Kontrollieren Sie den neuen Beleg, bevor Sie ihn verwenden. Prüfen Sie besonders Datum, Leistungsumfang, Preise, Empfänger und Referenzen. Eine Übernahme der Daten ersetzt nicht Ihre fachliche Prüfung des Auftrags.
Die Auftragsbestätigung finden Sie anschließend unter Abrechnung → Auftragsbestätigungen. Für das Ausgabedokument benötigen Sie eine passende Vorlage für diese Dokumentart.
In eine Rechnung weiterführen #
Verwenden Sie beim dafür vorgesehenen Ausgangsbeleg die Aktion Als Rechnung weiterführen. Prüfen Sie im neuen Rechnungsentwurf insbesondere Rechnungs-, Leistungs- und Fälligkeitsdatum sowie die endgültig abzurechnenden Positionen.
Erzeugen Sie das Rechnungsdokument erst, wenn die Prüfung abgeschlossen ist. Die Weiterführung allein bestätigt weder einen Zahlungseingang noch die Zustellung an den Kunden.
Kopieren oder weiterführen? #
Kopieren verwenden Sie, wenn Sie einen ähnlichen Beleg derselben Art als Ausgangspunkt benötigen. Weiterführen verwenden Sie für den Übergang zu einer anderen Belegart.
Prüfen Sie vor jeder Aktion, ob der gewünschte Folgebeleg bereits vorhanden ist. Wiederholtes Weiterführen kann weitere Belege anlegen.
Vorhandene Angebote wiederfinden #
Nutzen Sie in der jeweiligen Liste die Filter, etwa für Belegnummer, Kunde oder Zeitraum, soweit angeboten. Öffnen Sie den gesuchten Eintrag und kontrollieren Sie den Status.
Die Schritte zur Rechnungserstellung finden Sie unter Eine Rechnung in WSE erstellen.