WSE führt Rechnungskorrekturen und Gutschriften als unterschiedliche Belegarten. Wählen Sie die Art passend zu Ihrem Geschäftsvorgang, damit der Beleg im richtigen Bereich und mit der richtigen Vorlage verarbeitet wird.
Eine bestehende Rechnung korrigieren #
Solange eine Rechnung ein Entwurf ist, können Sie die Angaben direkt bearbeiten. Wurde die Rechnung bereits erzeugt, steht die freie Entwurfsbearbeitung nicht mehr zur Verfügung.
Öffnen Sie für eine Korrektur die ursprüngliche Rechnung und verwenden Sie in den weiteren Aktionen Als Rechnungskorrektur weiterführen. WSE übernimmt Daten in einen neuen Korrekturbeleg.
- Prüfen Sie, ob die richtige Ausgangsrechnung gewählt wurde.
- Kontrollieren Sie die übernommenen Kopfdaten und Positionen.
- Passen Sie den Korrekturbeleg an den tatsächlichen Korrekturvorgang an.
- Prüfen Sie Beträge, Steuern und Bezug zur ursprünglichen Rechnung.
- Speichern Sie den Beleg.
- Erzeugen Sie ihn erst nach der abschließenden Kontrolle mit der passenden Vorlage.
Die Belege finden Sie unter Abrechnung → Rechnungskorrekturen. Dort können Sie auch über Neue Rechnungskorrektur einen entsprechenden Beleg anlegen.
Was bedeutet „Gutschriften“ in WSE? #
Der Bereich Abrechnung → Gutschriften ist für die in WSE als Self Billing geführte Belegart vorgesehen. Dieser Bereich ist nicht einfach ein anderer Name für jede Korrektur einer eigenen Ausgangsrechnung.
Wenn Sie eine bestehende Ausgangsrechnung korrigieren möchten, prüfen Sie deshalb zunächst den Weg über Rechnungskorrekturen. Verwenden Sie die Self-Billing-Belegart nur für den entsprechenden, mit Ihrem Geschäftspartner vereinbarten Ablauf.
Eine Gutschrift erfassen #
Öffnen Sie Abrechnung → Gutschriften und wählen Sie Neue Gutschrift. Erfassen beziehungsweise prüfen Sie Geschäftspartner, Anschrift, Datum und Positionen.
Kontrollieren Sie vor der Erzeugung, ob die gewählte Belegart und die eingesetzte Vorlage den Vorgang korrekt wiedergeben. In den generellen Einstellungen hat Gutschrift / Self Billing einen eigenen Nummernkreis.
Korrekturbeleg und Zahlung getrennt prüfen #
Ein neu erzeugter Korrekturbeleg ist nicht automatisch eine ausgeführte Erstattung. Prüfen Sie vorhandene Zahlungen, offene Beträge und gegebenenfalls die OPOS-Zuordnung gesondert.
Vermeiden Sie, denselben Vorgang mehrfach über unterschiedliche Belegarten abzubilden. Suchen Sie vor einer erneuten Anlage nach bereits vorhandenen Korrekturbelegen.
Wenn Sie unsicher sind #
Prüfen Sie zuerst Ausgangsbeleg, Belegstatus und gewünschten Geschäftsvorgang. Halten Sie für eine Rückfrage die betroffene Belegnummer und eine kurze Beschreibung der Korrektur bereit. Die fachliche Entscheidung über Art und Inhalt der Korrektur sollte vor der endgültigen Dokumenterzeugung feststehen.