Für wiederkehrende Leistungen greifen in WSE mehrere Einstellungen zusammen. Das Produkt bestimmt das Intervall, der Service beziehungsweise das Serviceprodukt den Beginn. Über den Rechnungslauf wählen Sie den Monat, den WSE verarbeiten soll.
Vier Begriffe unterscheiden #
| Einstellung | Aufgabe |
|---|---|
| Abrechnungsintervall am Produkt | Legt fest, ob die Leistung einmalig, monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich berechnet wird. |
| Laufzeit beziehungsweise Terms | Beschreibt Mindestlaufzeiten und Kündigungsfristen. |
| Abrechnungsgruppe am Kunden | Ordnet Kunden einer Gruppe zu, die Sie im Rechnungslauf gezielt auswählen können. |
| Abrechnungszeitpunkt | Bestimmt unter Generelle Einstellungen, ob wiederkehrende Zeiträume im Voraus oder im Nachhinein abgerechnet werden. |
Eine Abrechnungsgruppe mit der Bezeichnung „Quartalskunden“ stellt das Produkt also nicht automatisch auf eine quartalsweise Abrechnung um.
Der Beginn bestimmt den Rhythmus #
WSE orientiert den wiederkehrenden Rhythmus am Startmonat der Leistung. Vorrang hat der Laufzeitbeginn des Serviceprodukts, danach dessen Aktiv ab. Fehlen diese Angaben, werden die entsprechenden Servicedaten verwendet.
Ein quartalsweises Produkt muss deshalb nicht zwingend im Januar, April, Juli und Oktober abgerechnet werden. Beginnt sein Rhythmus im Februar, ergeben sich andere Monate.
Beispiel: Quartalsleistung ab Februar #
Angenommen, ein Serviceprodukt beginnt am 1. Februar, hat das Intervall Quartalsweise und läuft ohne Unterbrechung weiter:
| Einstellung | Zu verarbeitende Abrechnungsmonate | Zugehöriger erster Leistungszeitraum |
|---|---|---|
| Im Voraus | Februar, Mai, August, November | Februar bis April. |
| Im Nachhinein | April, Juli, Oktober, Januar | Februar bis April. |
Diese Monate beschreiben die fachliche Zuordnung im Rechnungslauf. Die tatsächliche Verarbeitung erfolgt erst, wenn Sie den entsprechenden Rechnungslauf starten. Starten Sie beispielsweise im Mai einen Lauf für April, wird der April-Lauf dann verarbeitet.
Das Fälligkeitsdatum der Rechnung ist eine zusätzliche Angabe. Es ist nicht identisch mit dem Startmonat oder dem Ende des Leistungszeitraums.
Was bedeutet „Pro rata“? #
Ist am Produkt Pro rata aktiviert, berücksichtigt WSE einen nur teilweise aktiven Abrechnungszeitraum anteilig. Dabei spielen die Aktivierungs- und Deaktivierungsdaten des Services und des Serviceprodukts eine Rolle.
Ohne diese Option wird die Menge nicht allein wegen eines verkürzten aktiven Zeitraums anteilig reduziert. Prüfen Sie daher vor der ersten Abrechnung, ob die Einstellung zu Ihrer Preisvereinbarung passt.
Warum erscheint eine Leistung nicht im gewählten Monat? #
Prüfen Sie in dieser Reihenfolge:
- Stimmen Jahr und Monat des Rechnungslaufs?
- Ist der Kunde durch die gewählte Kunden- oder Abrechnungsgruppe eingeschlossen?
- Sind Service und Serviceprodukt im betreffenden Zeitraum aktiv?
- Ist das Produkt in diesem Monat gemäß Intervall und Startmonat abrechenbar?
- Gibt es einen passenden Produktpreis?
- Wurde der Zeitraum bereits abgerechnet? Dazu dient unter anderem der Stand Bill until.
Ein nicht angezeigtes Serviceprodukt ist nicht automatisch ein Fehler. Bei längeren Intervallen kann für den ausgewählten Monat schlicht keine Abrechnung vorgesehen sein.
Änderungen sorgfältig vorbereiten #
Ändern Sie Intervall, Beginn oder Abrechnungszeitpunkt nicht nur, um eine einzelne fehlende Position sichtbar zu machen. Prüfen Sie zuerst den bisherigen Abrechnungsstand und die vereinbarte Leistung. Solche Änderungen können beeinflussen, welche Zeiträume künftig in Rechnungsläufe eingehen.