In WSE OPOS ordnen Sie Zahlungseingänge den offenen Rechnungen zu. So bleibt nachvollziehbar, welche Rechnung ganz oder teilweise ausgeglichen ist und aus welcher Quelle die Zahlung stammt.
Eine Zahlung manuell erfassen #
- Öffnen Sie OPOS → Rechnungen.
- Suchen Sie die betroffene Rechnung und prüfen Sie den verfügbaren offenen Betrag.
- Wählen Sie Zahlung erfassen.
- Tragen Sie den zuzuordnenden Betrag und das Buchungsdatum ein.
- Wählen Sie die Zahlungsart, beispielsweise Bar, Karte, Externe Bankzahlung oder Sonstige Zahlung.
- Ergänzen Sie eine Referenz und die erforderliche Notiz.
- Prüfen Sie die Angaben und bestätigen Sie mit Zahlung erfassen.
Erfassen Sie eine tatsächlich eingegangene Zahlung. Der Vorgang dokumentiert den Rechnungsausgleich in WSE und löst bei einer manuellen Erfassung keine Banküberweisung aus.
Teilzahlungen #
Wenn nur ein Teilbetrag eingegangen ist, ordnen Sie nur diesen Betrag zu. WSE führt die Rechnung dann mit dem entsprechenden Zahlungsstand und einem verbleibenden Rest.
Beispiel: Bei einer Rechnung über 120 Euro ist eine Zahlung von 50 Euro eingegangen. Ordnen Sie 50 Euro zu und prüfen Sie anschließend den offenen Rest. Tragen Sie nicht den gesamten Rechnungsbetrag ein, nur um den Vorgang aus der offenen Liste zu entfernen.
Barzahlung gleichzeitig im Kassenbuch erfassen #
Wenn das Kassenbuch freigeschaltet ist und Sie eine Barzahlung erfassen, können Sie Gleichzeitig ins Kassenbuch buchen aktivieren.
Wählen Sie die Kasse und ergänzen Sie die geforderten Angaben wie Transaktionsdatum, Buchungstext, Gegenkonto, Steuerschlüssel und Steuersatz. Prüfen Sie die gemeinsame Summe.
Für den gemeinsamen Ausgleich mehrerer Rechnungen unterstützt dieser Ablauf eine Kassenbucheinnahme. Ohne diesen Weg ist die manuelle Mehrfachzuordnung in der Oberfläche eingeschränkt.
Prüfen Sie danach sowohl den Zahlungsstand der Rechnungen als auch die Kassenbuchung. Buchen Sie denselben Eingang nicht noch einmal unabhängig im Kassenbuch.
Bereits abgerufene Bankumsätze verwenden #
Wenn der Zahlungseingang bereits unter OPOS → Bankumsätze vorhanden ist, verwenden Sie die dortige Zuordnung zum passenden Beleg. Eine zusätzliche manuelle Erfassung kann den gleichen Eingang sonst doppelt abbilden.
Prüfen Sie Verwendungszweck, Betrag und vorhandene Zuordnungen, bevor Sie speichern.
Zahlungshistorie und Korrekturen #
Öffnen Sie Zahlungshistorie an der Rechnung. Dort können Sie Quelle und Zuordnungen nachvollziehen.
Für fehlerhafte Zuordnungen bietet WSE je nach Vorgang Reversieren an. Dabei erfassen Sie eine Begründung. Kontrollieren Sie danach den Zahlungsstand und den wieder verfügbaren Betrag.
Eine Reversion der Zuordnung in WSE ist keine Rücküberweisung an den Kunden. Prüfen Sie tatsächliche Geldbewegung und Zuordnung getrennt.
Wenn Beträge zwischenzeitlich geändert wurden #
Laden Sie den aktuellen Stand und vergleichen Sie Zahlungen, Reservierungen und verfügbare Beträge. Übernehmen Sie alte Eingaben nicht ungeprüft, wenn eine andere Person den Vorgang inzwischen bearbeitet hat.