Mit dem Kundenimport übernehmen Sie mehrere Kunden aus einer CSV-Datei in WSE. Neben den Stammdaten kann die Datei Rechnungsadressen, Kontakte und SEPA-Zahlungsinformationen enthalten. Das eignet sich zum Einstieg mit vorhandenen Kundendaten oder zur gezielten Aktualisierung eines Bestands.
Die Importvorlage verwenden #
- Öffnen Sie Kunden → Kundenübersicht.
- Klicken Sie auf Kunden importieren.
- Öffnen Sie CSV-Aufbau anzeigen und lesen Sie die Hinweise zu Pflichtfeldern, Formaten und erlaubten Werten.
- Laden Sie über CSV-Vorlage herunterladen die aktuelle Vorlage.
- Befüllen Sie diese mit Ihren Daten und speichern Sie sie als CSV-Datei.
Verwenden Sie die Vorlage aus Ihrer WSE-Umgebung. Eine beliebige Tabelle aus einem anderen Programm hat häufig andere Spalten oder Formate und muss zuerst angepasst werden.
Was vor dem Import vorhanden sein muss #
Der Import ordnet mehrere Angaben vorhandenen Stammdaten zu. Dazu gehören insbesondere:
| Angabe in der CSV | Zuordnung in WSE |
|---|---|
| Kundengruppe | Über die Bezeichnung einer bestehenden Kundengruppe. |
| Abrechnungsgruppe | Über den Schlüssel einer bestehenden Abrechnungsgruppe. |
| Rechtsform, Anrede und Titel | Über die jeweilige bestehende Bezeichnung, wenn verwendet. |
| Bankdaten | Für SEPA-Zahlungsdaten über eine vorhandene BIC. |
Legen Sie benötigte Auswahlwerte vorab an und übernehmen Sie deren Schreibweise sorgfältig in die Datei. Die Kundennummer dient dem Import zur Zuordnung beim Anlegen und Aktualisieren. Prüfen Sie daher besonders, ob die Nummern zu Ihrem vorhandenen Kundenbestand passen.
Datei und Importoptionen prüfen #
Wählen Sie im Importdialog die CSV-Datei aus. Stellen Sie ein, ob die erste Zeile Spaltenüberschriften enthält, und wählen Sie das zur Datei passende Trennzeichen und die Zeichencodierung.
Unterstützt werden unter anderem Komma, Semikolon und Tabulator als Trennzeichen sowie UTF-8 und Windows-1252 als Zeichencodierung. Ein falsches Trennzeichen kann dazu führen, dass eine komplette Zeile als einzelnes Feld gelesen wird. Eine falsche Codierung fällt häufig an fehlerhaften Umlauten auf.
Beachten Sie bei Datumswerten das im CSV-Aufbau angegebene Format. Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Tabellenprogramm führende Nullen, lange Nummern oder IBANs unverändert gespeichert hat.
Die für Ihre Umgebung geltenden Datei- und Zeilengrenzen finden Sie unter Einstellungen → Generelle Einstellungen → System-Einstellungen → Importgrenzen.
Import starten und Ergebnis kontrollieren #
- Kontrollieren Sie die Datei und die Importoptionen.
- Klicken Sie auf Import starten.
- Warten Sie auf die Rückmeldung.
- Prüfen Sie die Anzahl angelegter und aktualisierter Kunden sowie der verarbeiteten Adressen, Kontakte und Zahlungsdaten.
- Öffnen Sie einige importierte Kunden und kontrollieren Sie insbesondere Rechnungsanschrift und Zuordnungen.
Ein Import kann bestehende Kunden aktualisieren. Verwenden Sie deshalb keine fremden oder versehentlich verschobenen Kundennummern.
Fehler gezielt beheben #
Unter Importfehler nennt WSE die betroffene Zeile, das Feld, den Wert und eine Meldung. Korrigieren Sie die genannten Angaben in der Quelldatei und prüfen Sie auch die übrigen Zeilen mit demselben Aufbau.
Wenn nach einem Abbruch unklar ist, ob Daten übernommen wurden, prüfen Sie zuerst den Kundenbestand und die Rückmeldung. Starten Sie den Import nicht mehrfach unmittelbar hintereinander. Halten Sie für Rückfragen die genaue Meldung und die betroffene Zeilennummer bereit.